肯达信企业管理顾问有限公司
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4.3 SMETA预审核信息指南
在这里列出在审核前审核公司把需要的信息发给场所的重要性。随着SMETA流程使用得越来越广，Sedex成员看到了把预审核信息指南提供给供应商/供应商场所的必要性，基本的审核前信息可以帮助他们准备SMETA审核。
Sedex利益相关者论坛（SSF）开发的预审核信息指南是一个现在在审核公司/正在进行SMETA审核的审核员使用的最好实践和一些新增加项的汇编。这个信息指南是向审核员代表进行收集和供审核员使用的。预期审核员经常是接触Sedex和SMETA相关供应商的第一人。Sedex成员的经验表明，审核员和/或客户发现这个架构在给供应商场所准备审核是有用的。供应商场所也可以通过增加他们“对审核过程的认识”来改善他们的表现。预审核指南是一个基本的审核前步骤，因为它指出了供应商场所准备审核的必要行动。如果能正确地遵守，所有相关后勤安排好，人员和文件也在审核当天齐备，这会让审核流程进行的更流畅。“SMETA 预审核信息指南” 只包含了建议。审核员需要确保根据场所的大小， 其准备的预审资料也是正确对应的。作为最低限度的要求，审核员需要与用工场所沟通关于审核流程最基本的信息，其中包括：
- 什么是社会责任/道德审核
- 审核包括哪些部分
- 核心文件的链接，可以让现场准确地准备，包括：
o SMETA最佳实践指南
o SMETA 衡量参考
o SMETA 报告格式
o SMETA纠正措施计划报告
o 4-模块审核，还有额外的环境和企业
道德指南
- 审核当天的日程
- 审核当天要提供的文件的清单
- 报告提交的概括
- 审核员/审核公司的廉政与专业准则
为了让现场能准确准备SMETA审核，预审核信息指南应该由审核员发出，在SMETA审核2周前现场收到和检查。
注意：
• SMETA建议用工场所有一套自我检查的流程，也建议他们采用SMETA的审核方法定期为自己的用工场所做内审。成员们的经验显示，一个强健的内部管理合规程序，可以减少第三方审核的负担。
Sedex 会员道德贸易审核 (SMETA) 最佳实践指南 (6.0版本 2017年4月)
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5. 审核类型
根据Sedex会员的认可，提供了审核分类的详情，并确定了审核的不同类型，既有预先通知，也有顺序。在扩展的4-模块SMETA审核中给出了一些更为详细的信息。可以用来评估用工场所的有一系列不同类型的审核和评估；不同类型的使用取决于不同的因素，例如风险评估的结果、采购公司与供应商的关系、审核费用及场所的历史表现。一个采购公司可能在其供应链上使用若干不同的方法。SMETA只涵盖正式的社会审核。然而，采购公司可以与用工场所进行多种其他方式来促进其改善，可以包括场所拜访、跟进评估、改进方案、讲座及多方利益相关者项目等等。用工场所在Sedex上传与分享审核，从而鼓励他们对其社会责任表现负责。SSF已建立若干文件来帮助这一所有权过程，包括可从Sedex会员资源处下载使用的“SMETA 纠正措施指南”。以下标准可用于定义SMETA审核的性质/类型。个体供应链将决定何种类型满足其需求。
5.1 审核员类别
Sedex 会员根据其和被审核场所的关系确定审核类型。
所有社会审核类型都可以上传到Sedex，包括审核员开展，被确定以下情况的场所：
● ● 现第一方：使用自己的审核员“自审核”其用工场所的公司。
● ● 第二方：与场所有贸易关系的主体进行的审核或评估，例如零售商、品牌、卖主或代理。
● ● 第三方：独立主体进行的审核或评估，例如独立商业审核公司，非政府组织或工会。使用独立商业审核公司的，为了防止出现利益冲突，审核员不应和用工场所有任何联系。审核也可以由一组上述干系人（多干系人）联合实施审核。
注意：多方利益相关者审核是指利益相关者组成的小组进行的审核，包括非政府组织和/或工会；在审核中，非政府组织和/或工会参与了共同决定检查方法的过程。SMETA建议使用多方利益相关者审核的会员有通过多方利益相关者审计的更多持续变化和纠正措施影响的经验。
Sedex 会员道德贸易审核 (SMETA) 最佳实践指南 (6.0版本 2017年4月)
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5.2 审核通知
根据风险评估的结果和/或审核计划，可能发送也可能不发送审核的事先通知。这会导致三种可能的审核类型：
1. 通知：被审核场所同意或得知审核日期。
2. 半通知：协商一致的审核日期在一个时间范围内。
3. 不通知：不发出事先通知。
这些审核类型的使用或组合取决于每个供应链内的具体情况。对于审核类型的选择没有严格的指南，但是包含了一些何时使用何种审核类型的示例。
5.2.1 通知的审核
开展通知的审核应为商业关系的一般组成部分。然而，存在用工场所可能专门审核做准备的风险，最好的做法是混合使用通知、半通知和不通知审核，从而降低风险。买方公司应将其通知审核的制度向供应商和用工场所做明确沟通。制度应包括以下要点：
● ● 买方公司应提前和用工场所就审核日期达成共识。
● ● 用工场所须在审核前提供最新和精确的预审核和自我评估信息。
● ● 审核员在审核当日出具正确的凭证后应被允许对场所进行全面访察。
● ● 在审核当日应提供必要的记录，相关人员应在现场。
5.2.2 半通知审核
半通知审核降低了商业关系的风险，提高了买方公司恢复关系的能力。买方公司应将半通知审核制度向供应商和用工场所做明确沟通。制度应包括以下要点：
● ● 买方公司或审核机构将指定审核可能发生的时间范围。审核时间范围可能从2周至2个月不等。SSF建议3周时间效果最好。
● ● 所有场所须在上述时间范围之前提供最新和精确的预审核和自我评估信息。
● ● 审核员在上述审核时间范围内出具正确的证件后，应被允许对场所进行全面探察。
● ● 在上述特定的时间范围内场所应保存必要的记录。
5.2.3 不通知审核
不通知审核中，场所没有机会做任何准备，因此审核员可了解到场所正常状态下的条件。然而，场所有可能把突击审核当成欺骗行为，因此审核员可能无法进入场所，为了完成审核而探访当日可能也无法了解到必要的信息或接触相关人员。
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返回到目录为了尽可能降低这类风险，买方公司应将不通知审核的制度明确告知供应商和场所。关于此制度，应陈述以下要点：
● ● 随时可能进行不做事先通知的审核。
● ● 所有场所须定期提供审核前和自我评估信息，提供的信息必须准确。
● ● 审核员出具正确的证件后，应被允许对场所进行
全面探察。
● ● 场所应保存必要的记录，随时可供查阅。
注意：不做事先通知的突击审核对于了解场所工作状态的具体情况非常有效，有助于发现高风险问题，但使用这种方法有可能为供应链中的关系埋下隐患，降低了买方公司恢复关系的能力。很多公司的经验显示未做事先通知的突击审核应保留用于尽职调查或特殊问题，如怀疑的重要问题、缺少供应商的说明/参与、涉嫌欺诈等。
5.3 审核顺序为了 SMETA 审核流程的清楚明晰，Sedex 会员就审
核顺序的定义达成了共识。审核场所可以通过以下方法的组合进行评估：
● ● 完整首次审核：指用工场所第一次被审核。
● ● 周期审核：往往是一次完整审核，用来持续监视供应商场所。周期审核的间隔可以因个体会员的不同而不同。
● ● 跟进审核：根据初次审核的结果，可能会要求跟进审核。
● ● 正常情况下，跟进审核是用来检查初次审核中所发现问题的进展情况；因此其持续时间可能比初次审核或完整审核更短 。通过跟进审核也可以看出持续改进的发展过程。上一次审计中发现的问题必须向所有适当的工作场所人员沟通汇报，然后再进行跟进审核。具体操作方法是：将上一次纠正措施计划报告内容再次作为预审核信息的一部分向其发送。跟进审核共分为3类：
● ● 完整跟进审核：本术语是用于描述这样一次场所拜访：之前的审核中发现了如此大范围的不合规项以至于要求一次完整审核来核实纠正措施。在这种情况下，其方法及范围类似初次审核，但是要考虑之前审核的发现。
● ● 部分跟进审核：本术语用于描述这样一次审核：审核员拜访场所但只检查之前审核所发现问题的进展情况；那么这次审核在Sedex中应记录为部分跟进审核。
● ● 桌面跟进：可被用于不要求场所拜访的能够远程核实的纠正措施，例如通过使用电子邮箱发送的照片证据或文件。
注意：如果审核员再次拜访场所，检查劳工标准中的所有项目，那么这应被记录被完整跟进并在审核报告中注明。
